Trucs et Astuces pour Word

1. Désactivations automatiques

Word regorge de trucs et astuces en tout genre qui facilitent la vie des utilisateurs. Activation/Désactivation de la saisie automatique, création de raccourcis, formules, customisation de puce, la rédaction a sélectionné pour vous une quinzaine de manipulations en tout genre, des plus simples aux plus complexes.

astuces word tutorielverif-orthographe-frappe
Activer ou désactiver le vérificateur d’orthographe lors de la saisie du texte

- Sélectionnez le Menu, Outil puis rendez-vous dans Options....
- Cliquez sur l’onglet grammaire et orthographe
- Cochez (ou décochez) l’option Vérifier l’orthographe au cours de la frappe
- Cliquez sur le bouton OK pour valider.

astuces word tutorielcorrection-automatique
Arrêtez les corrections automatiques en cours de saisie

Encore plus utile, vous pouvez également arrêter les remplacements générés automatiquement par Word. L’intérêt d’une telle manipulation est d’éviter les corrections automatiques qui ne sont pas toujours effectuées à bon escient par le correcteur. Vous avez déjà essayé de taper la marque « Mio » dans Word ?

- Le processus est tout simple rendez-vous dans le Menu Outils
- Sélectionnez Options de correction automatique
- Décochez la case Correction en cours de frappe
- Appuyez sur le bouton OK.

Activer ou désactiver le remplacement automatique des guillemets anglais par des guillemets français.

Vous vous demandez encore comment obtenir ces magnifiques guillemets "français" pour bien mettre vos citations en évidence ?

astuces word tutorielremplacer-guillemets

- Sélectionnez le Menu Outils
- Sélectionnez Options de correction automatique
- Cliquez sur l’onglet Lors de la frappe
- Dans la rubrique Remplacer Cochez ou Décochez la zone Guillemets " " par des guillemets << >>
- N’oubliez pas de valider en cliquant sur le bouton OK

Souligner le texte en respectant la mise en page

L’option souligner ne permet pas de couper le trait de soulignement entre chaque mot. Pour respecter la casse et la mise en forme de votre texte, il faut aller fouiner un peu dans les options.

astuces word tutorielsoulignement-mots

- Sélectionnez le texte que vous voulez voir souligné de manière discontinue et faites un clic droit sur Police.
- Dans Soulignement, choisissez Mots à la place de Aucun.

Les espaces vides ne seront plus surlignés

Ajouter un commentaire dans un texte

La fonction commentaire permet de glisser des Post-it à l’intérieur du texte et de les incruster sous forme de petit carré jaune. Ils permettent de compléter des informations ou d’apporter des précisions et sont très utiles quand vil faut annoter un texte sans le modifier.

astuces word tutorielAjouter commentaire

- Sélectionnez le texte
- Rendez-vous dans le menu Insertion, puis cliquez sur Commentaire
- Le texte apparaît en jaune.
- Saisissez votre note dans la fenêtre qui apparaît au bas de l’écran
- Cliquez sur Fermer Les commentaires apparaissent dès que le pointeur de la souris se positionne sur la partie du texte sélectionnée.

Désactiver les hyperliens dans un document

Par défaut, Word reconnaît et active automatiquement les adresses Internet qui sont ajoutées dans un texte. Pratique, cette fonction peut également rapidement devenir pénible. Heureusement, il est possible de désactiver cette reconnaissance automatique.

astuces word tutorielcorrection-liens-url

- Rendez-vous dans le menu Outils et cliquez sur Correction automatique
- Choisissez l’onglet Lors de la frappe
- Décochez l’option Adresses Internet et réseau par des liens hypertextes

Ombrer un paragraphe afin d’attirer l’attention du lecteur

astuces word tutorielombrer-texte

- Sélectionnez le texte à ombrer.
- Choisissez le menu Format, puis la commande Bordure et trame.
- Cliquez sur l’onglet Trame de fond
- Cliquez sur la couleur de votre choix

astuces word tutorielombrer-texte2

- Dans la rubrique Trame, laissez la sélection Transparent (active par défaut).
- Examinez l’aperçu et conservez Paragraphe à la rubrique Appliquer à
- Cliquez sur le bouton OK

Faire rapidement des calculs sous Word

Vous connaissiez les formules Excel, découvrez les raccourcis sous Word. Vous êtes dans le logiciel et avez quelques opérations à faire. Malheureusement le calcul mental n’a jamais été votre fort ?

- Appuyez sur les touches CTRL + F9, une parenthèse s’ouvre
- Tapez le signe =
- Insérez votre opération
- Enfin, tapez sur F9 et Word calcule automatiquement le résultat.
astuces word tutorielcalculer1 astuces word tutorielcalculer2

Tout document un tant soit peu construit qui se respecte se doit de proposer un index. La création de celui-ci se fait en deux étapes. Premièrement, il faut marquer les éléments qui doivent apparaître dans l’index du document.

astuces word tutorielajouter-index

- Sélectionnez le mot à rajouter à l’index puis appuyez sur les touches Alt + Maj + X.
- Saisissez le nom de cette entrée, sa mise en forme et enfin validez avec la touche OK.
- Recommencez pour tous les mots à indexer.

astuces word tutorielajouter-index2

La deuxième étape consiste à vraimenet générer l’index de votre document.
- Cliquez sur le menu Insertion, puis sur Référence et enfin dans Tables et index.
- Dans l’onglet Index, cliquez sur le bouton OK pour le générer automatiquement.

Créer des puces à volonté

Vous en avez assez des listes qui s’accumulent dans vos documents ? Vous n’en pouvez plus des ronds et des carrés noirs. Il est possible d’apporter une touche de gaieté et d’originalité dans vos puces.

astuces word tutorielpersonnaliser-puces

- Commencez par utiliser un clic droit sur le mot qui contient la puce.
- Optez pour Sélection Puce et numéros.
- Appuyez sur Personnaliser en bas à droite. Il est possible de modifier et de créer vos puces, d’insérer des symboles, des images, d’augmenter la taille, de changer la couleur.
- Nous vous conseillons vivement d’aller faire un tour dans les menus Wingdings et Webding. Il est même possible d’importer des objets pour en faire vos puces à vous.

Créer vos raccourcis

Vous utilisez régulièrement un certain nombre d’expressions récurrentes dans vos documents ? Pour automatiser leur saisie, il suffit de leur attribuer un code afin de les taper en une seconde.

astuces word tutorielcreer-raccourcis

- Rendez-vous dans le menu "Outils" puis cliquez sur "Correction automatique".
- Entrez par exemple le raccourci "ID" pour "Identité". A partir de là, à chaque fois que vous saisirez "ID", l’expression "Identité" s’affichera.
- Vous pouvez créer ainsi toutes sortes de raccourcis qui vous feront gagner du temps.

Ne pas numéroter la première page

Vous avez activé la numérotation des pages de votre document mais vous ne souhaitez pas utiliser la page de garde pour y mettre un titre. Vous pouvez dans ce cas choisir de ne pas numéroter cette première page.

astuces word tutorielnumeroter-pages

- Cliquez sur le menu Insertion puis sur Numéros de pages.
- Décochez alors la case Commencer la numérotation à la première page.
- Validez enfin par Ok et la page numéro 2 deviendra numéro 1.

Vous souhaitez modifier une police de caractère dans un document et la remplacer par une autre ? La fonction Rechercher et Remplacer permet de réaliser cette manipulation (entre autres) en quelques clics.

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- Ouvrez le menu Edition puis cliquez sur Remplacer. Ne touchez pas aux champs Rechercher et Remplacer par.
- Appuyez sur le bouton Plus afin de faire apparaître l’onglet Format.
- Cliquez dans le champ Rechercher puis cliquez sur le bouton Format. Choisissez l’option Police.
- Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez dans la liste la police que vous souhaitez remplacer. Ne touchez pas aux autres champs. Validez en cliquant sur OK.
- Cliquez ensuite dans le champ Remplacer par.
- Recommencez la manipulation en cliquant sur le bouton Format.
- Choisissez de nouveau la Police désirée dans la liste. Laissez les autres champs vides. Validez avec le bouton Ok.

astuces word tutorielremplacer-police2

- Cliquez enfin sur le bouton Remplacer tout
- Cliquez ensuite sur Ok puis sur Fermer.

Il existe une manœuvre toute simple pour effacer les mêmes mots ou morceaux de phrase au sein d’un document.

astuces word tutorieleffacer-mots

- Sélectionnez le Menu Edition puis cliquez sur Remplacer (raccourci CTRL+H)
- Tapez la phrase à remplacer dans le champ Rechercher suivi du symbole ^p
- Cliquez sur le bouton Remplacer tout
- Toutes les lignes concernées disparaissent.

Pensez bien à sauvegarder votre document avant d’effectuer cette manipulation. Il est possible de remplacer cas par cas si vous ne souhaitez pas tout effacer. De plus, en cas d’erreur la fonction « Annuler » (CTRL+Z) fonctionnera.

astuces word tutorielremplacer-mots
Remplacer un mot part un autre dans votre document.

La manipulation pour remplacer un mot par un autre ressemble sensiblement à celle que nous venons de décrire.
- Rendez-vous dans Edition
- Cliquez sur remplacez.
- Remplissez cette fois les champs Rechercher et remplacer par.
- Sélectionnez Remplacer tout et le tour est joué.

Vous avez plusieurs documents ouverts, tout a bien été sauvegardé. Pour gagner du temps et fermer tous vos documents Word en une seule fois.

astuces word tutorielfermer-documents-clic

- Maintenez enfoncé la touche Majuscule.
- Allez dans le menu Fichier et cliquez sur Fermer tout.

Et vous quels sont vos trucs et astuces préférés sur Word ? N’hésitez pas à les partager en postant votre commentaire. Attention, L’ergonomie du logiciel ayant été complètement repensée dans sa dernière version, l’application de ces astuces sera différente dans Word 2007.